»Tage der offenen Tür sind für uns Events, an denen wir unsere Werke für die Öffentlichkeit öffnen und einen ›Blick hinter die Kulisse geben‹. Als Familienunternehmen ist der ›Tag der offenen Tür‹ eine Veranstaltung für die ganze Familie«, sagt dazu Susanne Schniepp, Senior Manager Corporate Communications & Marketing bei Felix Schoeller. Aber nicht alle Unternehmen trauen sich. DIE PAPIERINDUSTRIE hat deshalb gemeinsam mit Experten aus der Industrie einen Leitfaden erarbeitet, wie man einen Tag der offenen Tür erfolgreich gestaltet.
Hier einige Tipps:
Zunächst zur Planung. Diese sollte mindestens ein halbes Jahr vorher beginnen und ein festes Team einbinden. Es sollten Verantwortlichkeiten und Fristen festgelegt werden, wobei es um Koordination, Werbung und Pressearbeit, Sicherheit und Sauberkeit, Finanzen, Information und Rahmenprogramm sowie Bewirtung geht. Das Team sollte auch schnell klären, wie viel Personal für welche Aufgaben benötigt wird.
Größe festlegen
Kernfrage eines Tages der offenen Tür dürfte sein, wie groß das Ganze sein soll. Soll es eine Veranstaltung nur für Mitarbeiter und Angehörige werden oder soll die breite Öffentlichkeit angesprochen werden? Einfach die Tore für alle auf- zumachen kann je nach Standort zu einem Chaos führen und erhebliche Gefahren bergen. Es muss also grundsätzlich überlegt werden, wie viele Menschen wann, wo und wie untergebracht und vor allem wie sie durchs Werk geführt werden sollen und ob evtl. individuelle Sicherheitsausrüstung ausgegeben werden muss.
»Wir haben uns für einen größeren Rahmen entschieden, weil wir allen Anwohnern und den Familien unserer Mitarbeitenden einen Blick hinter die Kulissen ermöglichen wollten«, sagt Martin Wilhelm, Teamleiter Unternehmenskommunikation, zum Progroup Event. »Das Konzept ist aufgegangen. Der Zuspruch war überwältigend, insbesondere hat uns das große Interesse an den Werksführungen gefreut.«
Die nächste Frage dürfte sein, was man zeigen will. Nicht alle Bereiche sind aus Sicherheitsgründen für Besucher geeignet. Es bieten sich Gruppenführungen oder ein Besucherkorridor an. Manche Unternehmen mieten auch das Papiermobil (www.papiermobil.de).
Wichtig sind auch rechtliche Aspekte. Es gibt Auflagen der Ordnungsämter. Diese sind nach der Katastrophe bei der Duisburger Love Parade z.T. erheblich verschärft worden. Je nach Behörde kann der Genehmigungsvorgang länger dauern. Bei großen Besucherströmen sind Polizei und Straßenverkehrsamt in die Planungen einbeziehen. Die Themen Zufahrt, Parken und vor allem Fluchtwege spielen bei den behördlichen Genehmigungen eine ganz entscheidende Rolle.
Ist das alles geklärt, geht es an die fröhliche Seite des Events. Gibt es – etwa für Kinder – weitere Attraktionen wie Papierschöpfen oder eine Hüpfburg, ist eine Bewirtung der Gäste vorgesehen. Die Progroup hatte dazu aus dem Vollen geschöpft und regionale Vereine und Partnerunternehmen einbezogen. Bei der SG Union Sandersdorf konnte man sein fußballerisches Geschick unter Beweis stellen. Beim Ruderverein galt es, am Ruderergometer seine Kraft testen. An der Station der Feuerwehr schlugen beim Anblick des Löschzugs Technikherzen höher. Die BSW Sixers luden zum Basketball-Körbewerfen ein und die jüngsten Gäste tobten sich auf der Hüpfburg aus oder verwandelten sich beim Kinderschminken in bunte Fabelwesen und wilde Piraten. Hinzu kamen verschiedene musikalische Acts wie DJ Acki, Regionalgröße »Ventura Fox« oder Kinderliebling »Schildegart«. Auch die Turnerinnen der SG Chemie Bitterfeld sorgten für ein abwechslungsreiches Programm auf und an der Bühne.
Dazu Wilhelm: »Es geht um Nähe. Lokale Vereine und Organisationen sind wichtige Multiplikatoren in der Region. Sie haben maßgeblich zum Gelingen des Tages beigetragen.«
Damit ein Tag der offenen Tür auch die gewünschte Resonanz bringt, muss er intensiv beworben werden. Handzettel, Plakate, Annoncen in Lokalzeitungen, Kirchen- und Gemeindeblättern, Ankündigung auf der Firmenwebsite, alles muss erarbeitet und gestaltet werden.
Wenn der Tag X gut gelaufen ist, geht es an die Nachbereitung. Dazu müssen bereits auf der Veranstaltung Fotos gemacht und O-Töne gesammelt werden. Nicht fehlen darf auch der Dank der Geschäftsleitung an alle Beteiligten.